コラム

 公開日: 2015-11-21 

マイナンバー導入による取扱規程の作成と就業規則変更は義務?

2016年1月からのマイナンバー制度導入に関連して、各企業はマイナンバーの取扱規定を作成し、就業規定に盛り込むべき事項を検討しなければなりません。
マイナンバーの取扱規定とはどういうものか、
そして就業規定に反映すべき事項は何かについて見ていきましょう。

取扱規定に関しては、4つのマニュアル作成を

「特定個人情報の適切な取扱いに関するガイドライン」では、取扱規程についての概要は以下のようになっています。

<個人番号を取り扱う事務の範囲と特定個人情報等の範囲を明確にし、事務を取扱う取扱担当者を決め、業務フローを整理し、特定個人情報等の具体的な取扱いを定めたもの>。
取扱規定、就業規則は、各企業の業種、事業形態、規模、システム等によって一律にマニュアル化はできず、それぞれが自社にあったマニュアルをカスタマイズしなければなりません。
その際の専門的な知識については、私どもの専門家にご相談していただく方がいいかもしれません。

取扱規定の
① 安全管理措置② 委託③ 事務取扱担当者④ 従業員等について見ていきましょう。

責任者の選定やマイナンバー記載書類、データの厳重保管と廃棄

まず①では、「組織的(責任者と取扱担当者の選定など)」、 「人的(取扱担当者の教育、監督)」、「物理的(書類、電子データの厳重保管、不要になったデータの確実廃棄など)」、「技術的(不正アクセス・情報漏えいの防止など)」の4つの安全管理措置についての規定作成が事業所の義務となっています。

②は委託先、例えば社会保険労務士とか、あるいは外注企業等についての規定です。安全管理措置に関する委託契約をかわしたり、適切な管理使用状況にあるかなどを把握しておかなければなりません。
③は取扱担当者の責務等についての規定です。④はマイナンバーの提供方法や制限についての取り決めです。

就業規則変更はまず、利用範囲を定めること

マイナンバーの導入にあたって、就業規定を変更する義務があるかといえば、必ずしも変更の義務はありません。

しかし、マイナンバーに関しては、特定個人情報等の取扱いについての新規則は盛り込んでおかなければなりませんし、その取扱い等を従業員に周知しなければなりません。

では就業規則を、具体的にどのように変更すればいいのか。
まずは、会社が個人のマイナンバーを利用する範囲について明記することが必要です。
会社が個人のマイナンバーを必要とするのは、税と社会保障関係、すなわち健康保険や厚生年金、源泉徴収票の作成などの時ですが、こうした要件の際に利用できるということを規定しておきます。

同時に取扱担当者が新たに選任されることになると思いますので、秘密漏えいや盗用などマイナンバーの機密保持について明記しておきましょう。

また、新入者のマイナンバーの取扱いについてや、解雇者についてのそれも規定しておきましょう。

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