コラム

 公開日: 2015-11-19 

中小企業におけるマイナンバー導入後の運用ルールやフロー

平成28年1月からのマイナンバー導入にあたって、各事業所が確認しておくべき運用ルールは何か、新制度のもとでは、どのような業務フローとなるのかなど、残り少ない日々の中で、できればわかりやすくチャート化しておくなども必要でしょう。

マイナンバーの運用の違反には最高7年の懲役刑が課せられるなど、非常に厳しい罰則があるだけに、厳格な気持ち、体制で臨まなければなりません。
それでは運用開始にあたっての留意点をいくつか挙げてみましょう。

マイナンバーの収集管理対象者となるのは誰?

企業がマイナンバーの収集を図るのは、「従業員」というカテゴリーに属する人すべてについてです。
「従業員」には役員、正社員はもとより、パートタイマーやアルバイトも含まれます(派遣社員は派遣元の管轄です)。

また国民年金の届けや年末調整扶養控除の申告書を提出する際には、従業員の扶養家族のマイナンバーも必要となります。

同様に外注先や業務委託先(社会保険労務士、弁護士、税理士など)についても、報酬支払いに、さらには株式の配当の支払いなどについても、支払い調書にマイナンバー記入が求められます。

マイナンバー運用の基本4ルールとフロー

運用の基本ルールを追っていきますと、

まず1つ目、取得収集については、社会保障と税に関する書類作成以外にはこれを求めてはいけないこと。
2つ目、保管については厳重管理で漏えいを防止すること。
3つ目、利用提供ついては、社会保障と税に関する書類を管轄の各機関、省庁以外には提出してはならないこと。
4つ目、廃棄については、必要のある限りで厳重保管し、不要となれば廃棄しなければならないこと。
そして制度導入後は、委託先についても監督義務があります。今後、これらを企業は遵守しなければなりません。

番号法による4措置と早速始まるマイナンバー

マイナンバーの運用に関しては、法的にもいわゆる「番号法」で、次の4つの措置が義務付けられています。

(1)組織的安全管理措置
組織体制の整備、情報漏えい等事案に対応する体制の整備など。

(2)人的安全管理措置
総務・経理などの事務取扱担当者に対する監督と教育など。

(3)物理的安全管理措置
パソコンや電子データ、記載書類の盗難防止と持ち出す場合の漏えい防止など。

(4)技術的安全管理措置
アクセス制御、外部からの不正アクセスの防止策など。

さて、2016年1月から所得税や社会保険料の支払はマイナンバー付きです。
住民税については翌年課税のため、2017年1月の給与支払い報告書の提出からで、
年末調整(2016年)には従業員本人と配偶者、扶養親族のマイナンバーが、また健保組合など医療保険についても税と同様に、被保険者および被扶養者のマイナンバーが必要となります。

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